e-Arşiv fatura, e-Fatura sisteminde kayıtlı olmayan alıcılara, yani sisteme geçmemiş firmalara ve son tüketiciye kesilen elektronik faturadır. e-Fatura ile aynı altyapıda, aynı mali mühürle düzenlenir; farkı, belgenin Gelir İdaresi üzerinden alıcının kutusuna değil, doğrudan alıcıya e-posta ya da kâğıt çıktıyla iletilmesi ve Gelir İdaresi'ne yalnızca raporlanmasıdır.
Bir işletmenin müşterileri iki gruba ayrılır: e-Fatura sistemine kayıtlı olanlar ve olmayanlar. Birinci gruba e-Fatura, ikinci gruba e-Arşiv fatura kesilir. Hangisinin hangi gruba girdiğini elle takip etmek mümkün değildir; bu yüzden iyi bir program her faturada alıcının mükellefiyetini Gelir İdaresi defterinden sorgular ve belge türünü kendisi seçer.
e-Arşiv fatura kimlere kesilir?
- Vergi mükellefi olup e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan firmalar. Küçük esnaf, yeni kurulmuş şirketler, sisteme henüz geçmemiş işletmeler.
- Vergi mükellefi olmayan gerçek kişiler. Son tüketici, yani mal ya da hizmeti kendi kullanımı için alan kişiler.
- Yurt dışı alıcılar. İhracat dışındaki yurt dışı hizmet satışlarında e-Arşiv fatura düzenlenir.
Sık yapılan hata: e-Fatura sistemine kayıtlı bir firmaya e-Arşiv fatura kesmek. Belge Gelir İdaresi nezdinde hiç düzenlenmemiş sayılır ve özel usulsüzlük cezası doğar. FaturaTek göndermeden önce alıcıyı sorgular; alıcı e-Fatura mükellefiyse belge türünü kendiliğinden e-Faturaya çevirir.
e-Arşiv zorunluluğu ve tutar sınırları
e-Fatura sistemine geçen her mükellef, e-Arşiv uygulamasına da geçmek zorundadır. Bunun dışında, e-Fatura mükellefi olmayan işletmeler için de tutar bazlı bir zorunluluk vardır: belirli sınırı aşan faturalar kâğıt yerine Gelir İdaresi'nin e-Arşiv portalından elektronik olarak düzenlenmelidir.
| Alıcı | Sınır (vergiler dahil) | Belge |
|---|---|---|
| Vergi mükellefi (e-Fatura kayıtlı değil) | 5.000 ₺ ve üzeri | e-Arşiv fatura zorunlu |
| Vergi mükellefi olmayan (son tüketici) | 30.000 ₺ ve üzeri | e-Arşiv fatura zorunlu |
| Sınırın altındaki tutarlar | — | Kâğıt fatura düzenlenebilir; e-Arşiv tercih edilebilir |
Sınırlar Gelir İdaresi Başkanlığı'nın Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile belirlenir ve güncellenebilir; faturayı kesmeden önce yürürlükteki tutarı kontrol edin. Sınırın altında kalsanız bile e-Arşiv kesmek serbesttir ve çoğu işletme kâğıt arşivden kurtulmak için tüm faturalarını e-Arşiv olarak düzenler.
e-Arşiv faturanın kâğıt faturadan farkı
- Matbaa yok. Anlaşmalı matbaadan bastırılan koçanlı fatura gerekmez; belge programda üretilir.
- Gelir İdaresi'ne rapor. Düzenlenen e-Arşiv faturalar günlük olarak Gelir İdaresi'ne raporlanır. Kâğıt faturada bu bilgi yalnızca beyanname döneminde görünür.
- Teslim e-posta ile. Belge alıcıya e-posta ekinde PDF olarak gider; alıcı isterse kâğıt çıktı da alabilir.
- 10 yıl elektronik arşiv. Belge, üzerindeki mali mühürle birlikte elektronik ortamda saklanır; kâğıt kopya saklama zorunluluğu yoktur.
İptal ve iade kuralları
e-Arşiv fatura, düzenlendiği tarihten itibaren 8 gün içinde iptal edilebilir. İptal, belgeyi silmez; belge "iptal" durumuyla kayıtlarda kalır ve Gelir İdaresi'ne iptal olarak raporlanır. Sekiz gün geçtikten sonra iptal yolu kapanır; düzeltme için alıcı tarafın iade faturası kesmesi ya da sizin yeni bir fatura düzenlemeniz gerekir.
FaturaTek'te iptal, giden faturalar listesindeki İptal Et düğmesiyle yapılır; sebep isteğe bağlıdır ve kayıtta saklanır. Kalan gün sayısı fatura ayrıntısında görünür.
FaturaTek'te e-Arşiv fatura kesmek
- Alıcının vergi ya da T.C. kimlik numarasını yazın. Ünvan, vergi dairesi ve mükellefiyet bilgisi otomatik gelir.
- Kalemleri girin. Katalogdan seçtiğiniz ürün ve hizmetlerin fiyat ve KDV oranı hazır gelir.
- Önizlemeyi kontrol edin. Gördüğünüz belge, alıcıya gidecek resmî görünümün aynısıdır.
- Gönderin. Belge Gelir İdaresi'ne raporlanır, alıcıya e-posta ile PDF olarak ulaşır; siz de portaldan indirip yazdırabilirsiniz.
Hangi alıcıya hangi belgenin kesileceğini merak ediyorsanız e-Fatura mı, e-Arşiv mi? rehberi bu ayrımı tek tabloda gösteriyor.
Sık sorulanlar
Elektronik ortamda, yani e-posta ile ya da programın ürettiği bağlantıyla teslim edebilirsiniz. Alıcı isterse kâğıt çıktı da verilebilir; çıktı belgenin aslı değil, görüntüsüdür. FaturaTek önizleme penceresinden tek tıkla e-posta gönderir.
Evet. e-Arşiv fatura düzenlendiği tarihten itibaren 8 gün içinde iptal edilebilir. Süre geçtikten sonra iptal yerine iade faturası kesilir. FaturaTek listede İptal Et düğmesiyle bu işlemi yapar; iptal edilen belge kayıtlarda kalır, silinmez.
Gerçek kişiye kesiyorsanız T.C. kimlik numarası yazılır. Alıcı kimlik numarasını vermek istemiyorsa ve tutar belirli sınırın altındaysa 11111111111 gibi genel numara kullanılabilir; ancak KDV iadesi ya da gider gösterme ihtiyacı olan alıcılar için gerçek numara istenir.
e-Fatura mükellefi olduğunuzda e-Arşiv uygulamasına da başvurmanız gerekir; ikisi ayrı izinlerdir. FaturaTek kurulumunda her iki başvuru birlikte tamamlanır.
FaturaTek ekibi
e-Belge kurulumunu her gün yapan ekip yazıyor. Yazıda eksik gördüğünüz bir konu olursa bize yazın, güncelleyelim.
