e-Fatura ve e-Arşiv fatura, aynı mali mühürle ve aynı programdan kesilen iki kardeş belgedir. Aralarındaki tek belirleyici fark alıcının kim olduğudur: alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv fatura kesilir. Geri kalan farklar bu ayrımdan türer.
Tek bakışta farklar
| e-Fatura | e-Arşiv fatura | |
|---|---|---|
| Alıcı | e-Fatura sistemine kayıtlı mükellef | Sisteme kayıtlı olmayan firma ya da son tüketici |
| Teslim yolu | Gelir İdaresi üzerinden alıcının e-Fatura kutusuna | E-posta ile PDF ya da kâğıt çıktı; Gelir İdaresi'ne rapor |
| Alıcı yanıtı | Ticari senaryoda 8 gün içinde kabul/ret | Yanıt mekanizması yok |
| İptal | Tek taraflı iptal yok; ret ya da iade faturası | 8 gün içinde iptal edilebilir |
| Belge numarası | Ayrı seri (örn. FTK2026…) | Ayrı seri, e-Fatura ile karışmaz |
| Zorunluluk | Ciro ve sektör bazlı | e-Fatura mükellefleri için zorunlu; diğerleri için tutar bazlı |
| Saklama | 10 yıl elektronik | 10 yıl elektronik |
Hangi alıcıya hangisi?
- Alıcı bir şirket ve e-Fatura mükellefi → e-Fatura. Büyük şirketlerin, zincir mağazaların, kamu kurumlarının tamamına yakını bu gruptadır.
- Alıcı bir şirket ama e-Fatura mükellefi değil → e-Arşiv fatura. Küçük işletmeler, yeni kurulan şirketler, ciro sınırının altındakiler.
- Alıcı son tüketici → e-Arşiv fatura. Kimlik numarasıyla ya da tutar küçükse genel numarayla.
- Alıcı yurt dışında → Mal ihracatında e-Fatura (ihracat senaryosu), hizmet satışında e-Arşiv fatura.
Bu kararı siz vermeyin, program versin. Alıcının mükellefiyeti gün içinde değişebilir; bugün e-Arşiv kestiğiniz firma yarın e-Faturaya geçmiş olabilir. FaturaTek her faturada Gelir İdaresi defterini yeniden sorgular ve belge türünü kendisi seçer. Alıcı sorgulanamazsa belge türünü size sorar, asla tahmin etmez.
e-Fatura senaryoları: temel mi, ticari mi?
e-Fatura keserken bir de senaryo seçersiniz. Temel fatura, alıcının sistem üzerinden yanıt veremediği senaryodur; hızlıdır, çoğu düzenli müşteri ilişkisinde tercih edilir. Ticari fatura ise alıcıya 8 gün içinde kabul ya da ret hakkı verir; alıcı reddederse fatura hükümsüz olur, yanıt vermezse kabul edilmiş sayılır. Anlaşmazlık ihtimali olan işlerde ticari fatura daha güvenlidir; kabul edilen bir ticari fatura, alıcının belgeyi onayladığının kanıtıdır.
Bunların dışında iade, tevkifat ve istisna gibi fatura tipleri vardır; program bunları KDV ve kalem bilgisine göre otomatik belirler. Örneğin KDV oranı sıfır olan bir kalem girdiğinizde istisna kodu sorulur ve belge istisna faturası olarak düzenlenir.
Pratikte ne değişir?
- Alıcı e-Fatura mükellefiyse ona kâğıt fatura veremezsiniz. Kâğıt keserseniz belge hiç düzenlenmemiş sayılır.
- e-Arşiv faturada e-posta adresi önemlidir: belge alıcıya oradan gider. Adres yoksa PDF indirip başka yolla iletirsiniz.
- Hata yaptıysanız e-Arşiv'de 8 gün içinde iptal edin; e-Faturada ise alıcıdan ret isteyin ya da iade faturası kesin.
İki belge türünün ayrıntıları için e-Fatura nedir? ve e-Arşiv fatura nedir? rehberlerine bakabilirsiniz.
Sık sorulanlar
Gelir İdaresi'in e-Fatura kayıtlı kullanıcılar listesinden vergi numarasıyla sorgulanır. Bunu her faturada elle yapmak pratik değildir; FaturaTek alıcının numarasını yazdığınız anda sorgular ve belge türünü seçer.
e-Fatura mükellefine e-Arşiv ya da kâğıt fatura kesilirse belge hiç düzenlenmemiş sayılır; özel usulsüzlük cezası uygulanır ve alıcı belgeyi gider olarak kullanamaz. Tersi durumda, yani kayıtlı olmayan alıcıya e-Fatura gönderilmeye çalışıldığında sistem belgeyi zaten kabul etmez.
İkisi de e-Fatura senaryosudur. Temel faturada alıcı yanıt veremez; itiraz harici yollarla yapılır. Ticari faturada alıcı 8 gün içinde sistem üzerinden kabul ya da ret yanıtı verir; yanıt verilmezse kabul edilmiş sayılır. Ret hakkı istiyorsanız ticari fatura seçin.
FaturaTek ekibi
e-Belge kurulumunu her gün yapan ekip yazıyor. Yazıda eksik gördüğünüz bir konu olursa bize yazın, güncelleyelim.
