e-Fatura, Vergi Usul Kanunu'na göre düzenlenmesi zorunlu olan faturanın kâğıt yerine elektronik ortamda düzenlenmesi, Gelir İdaresi Başkanlığı sistemleri üzerinden alıcıya iletilmesi ve yine elektronik ortamda saklanmasıdır. Hukuki olarak kâğıt faturayla aynı hükümdedir; farkı, belgenin Gelir İdaresi'nin belirlediği UBL-TR standardında bir XML dosyası olması ve mali mühür ya da e-imza ile imzalanmasıdır.
Kâğıt faturada belge sizden çıkar, elden ya da kargoyla alıcıya gider. e-Faturada ise belge önce Gelir İdaresi'ne, oradan alıcının e-Fatura kutusuna gider. Alıcı belgeyi kendi programından görür, kabul eder ya da reddeder. Postada kaybolan, üstüne kahve dökülen, muhasebeye ulaşmayan fatura diye bir şey kalmaz.
e-Fatura sistemi nasıl çalışır?
Bir e-Faturanın yolculuğu dört adımdan oluşur:
- Düzenleme. Faturayı e-Fatura programınızda hazırlarsınız: alıcı, kalemler, KDV, varsa tevkifat ve istisna. Program belgeyi UBL-TR biçiminde üretir.
- İmzalama. Belge, mali mühür ya da nitelikli e-imza ile imzalanır. İmza, belgenin sizden çıktığını ve sonradan değiştirilmediğini kanıtlar.
- Gelir İdaresi'ne iletim. Belge, özel entegratör üzerinden Gelir İdaresi'ne gönderilir. Gelir İdaresi belgeyi şema ve kural kontrolünden geçirir; hata varsa geri döner, yoksa alıcıya yönlendirir.
- Alıcıya teslim. Belge alıcının e-Fatura kutusuna düşer. Ticari fatura senaryosunda alıcı 8 gün içinde kabul ya da ret yanıtı verir; temel faturada yanıt beklenmez.
Özel entegratör ne yapar? Gelir İdaresi, mükelleflerin sistemine doğrudan bağlanmasına izin vermez; belgeler Gelir İdaresi'nin yetkilendirdiği özel entegratörler üzerinden geçer. FaturaTek, Türkiye'nin en büyük entegratörlerinden QNB eSolutions'ın yetkili altyapısını kullanır. Siz yalnızca faturayı hazırlarsınız; imza, iletim ve saklama arka planda tamamlanır.
Kimler e-Fatura kesebilir?
e-Fatura sistemine iki yolla girilir:
- Zorunlu geçiş. Ciro sınırını aşan ya da belirli sektörlerde faaliyet gösteren mükellefler, kanunen belirlenen tarihte sisteme geçmek zorundadır. Sınırlar ve takvim için e-Fatura zorunluluğu rehberine bakın.
- İsteğe bağlı geçiş. Zorunluluk kapsamında olmayan her mükellef, dilediği zaman başvurup e-Faturaya geçebilir. Küçük işletmelerin çoğu bunu tercih eder; çünkü büyük müşterileri e-Fatura mükellefidir ve onlara kâğıt fatura kesmek zaten mümkün değildir.
Şahıs işletmeleri de e-Fatura kesebilir. Şahıs işletmesinde e-Fatura kimliği vergi numarası değil, T.C. kimlik numarasıdır ve mali mühür yerine e-imza kullanılır.
İlk e-Faturanızı kesene kadar izleyeceğiniz adımlar
1. Mali mühür ya da e-imza edinin
FaturaTek'te bu adımı sizin yerinize biz yürütüyoruz: başvurudan sonra ekibimiz sizi arar, mührünüz ya da e-imzanız 24 saat içinde adresinize gönderilir.
2. Gelir İdaresi'ne e-Fatura başvurusu yapın
Başvuru Gelir İdaresi portalından mali mühürle yapılır ve özel entegratör yöntemi seçilir. Bu adımda yapılan yaygın hata, şahıs işletmesinin başvuruyu vergi numarasıyla yapmasıdır; kimlik T.C. kimlik numarası olmalıdır, aksi hâlde mühür ile hesap eşleşmez.
3. Programınızı hazırlayın
Firma bilgileriniz, fatura üzerinde görünecek logo ve belge serisi tanımlanır. FaturaTek'te kayıt sırasında vergi numaranızı yazdığınızda ünvan ve mükellefiyet bilgisi Gelir İdaresi kayıtlarından otomatik gelir; siz yalnızca doğrulama yaparsınız.
4. Faturanızı kesin
Alıcının vergi ya da T.C. kimlik numarasını yazın. Program alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığını sorgular; mükellefse e-Fatura, değilse e-Arşiv fatura olarak doğru kanaldan gönderir. Kalemleri girin, önizlemeyi kontrol edin, gönderin. Belge dakikalar içinde alıcının kutusunda olur.
e-Faturanın işletmeye kazandırdıkları
- Sıfır kâğıt ve kargo maliyeti. Basım, zarf, posta, arşiv dolabı yok.
- Anında teslim. Fatura kesildiği dakika alıcının muhasebesindedir; tahsilat süreci o gün başlar.
- Kaybolmayan arşiv. Belgeler 10 yıl boyunca elektronik ortamda saklanır, arama kutusuna belge numarasını yazmak yeterlidir.
- Hatasız belge. Gelir İdaresi şema kontrolü, eksik ya da tutarsız faturayı daha gönderilmeden yakalar.
- Gelen faturalar da elektronik. Size kesilen faturalar programınıza düşer; gider kaydına tek tuşla çevrilir, KDV indirimi atlanmaz.
Dikkat edilmesi gereken üç nokta
- Mükellefiyet sorgusu. e-Fatura mükellefi bir alıcıya e-Arşiv fatura kesilirse belge geçersiz sayılır. İyi bir program bu sorguyu her faturada otomatik yapar; elle kontrol etmeyi gerektiren program kullanmayın.
- Belge numarası atlanmaz. Seri numaraları kesintisiz ilerlemelidir. Test amaçlı kesilen faturalar gerçek seriyi tüketmemelidir.
- İptal sınırlıdır. Gelir İdaresi'ne giden e-Fatura silinemez; düzeltme iade faturası ya da alıcının ret yanıtıyla yapılır. Göndermeden önce önizlemeyi mutlaka kontrol edin.
Sık sorulanlar
Hayır. e-Fatura yalnızca e-Fatura sistemine kayıtlı alıcılara kesilir ve Gelir İdaresi üzerinden alıcının kutusuna düşer. e-Arşiv fatura ise sisteme kayıtlı olmayan firmalara ve son tüketiciye kesilir; alıcıya e-posta ya da kâğıt olarak iletilir. Ayrıntı için "e-Fatura mı, e-Arşiv mi?" rehberine bakın.
Hayır. FaturaTek gibi web tabanlı bir e-Fatura programı yeterlidir; kurulum gerektirmez, tarayıcıdan ve telefondan çalışır. Muhasebeciniz aynı hesaba kendi kullanıcısıyla girip belgeleri görebilir.
Mali mühür, tüzel kişilerin e-belgeleri imzalamak için kullandığı elektronik sertifikadır; TÜBİTAK Kamu SM tarafından üretilir. Şahıs işletmeleri mali mühür yerine nitelikli elektronik imza (e-imza) kullanabilir. FaturaTek bir E-İmzaTek iştiraki olduğu için her ikisini de aynı gün temin edebiliyoruz.
e-Fatura Gelir İdaresi'e ulaştıktan sonra tek taraflı silinemez. Ticari fatura senaryosunda alıcı 8 gün içinde faturayı reddedebilir; temel faturada ise alıcının iade faturası kesmesi ya da Gelir İdaresi portalındaki itiraz yolları kullanılır. e-Arşiv faturada 8 gün içinde iptal mümkündür.
e-Fatura sistemine kayıtlı bir alıcıya kâğıt fatura kesemezsiniz; kesilirse hiç düzenlenmemiş sayılır ve özel usulsüzlük cezası uygulanır. Sisteme kayıtlı olmayan alıcılara ise e-Arşiv fatura kesersiniz.
FaturaTek ekibi
e-Belge kurulumunu her gün yapan ekip yazıyor. Yazıda eksik gördüğünüz bir konu olursa bize yazın, güncelleyelim.
