Fatura kesmek için üç şey gerekir: vergi mükellefi olmak, faturada zorunlu bilgileri eksiksiz yazmak ve belgeyi malın teslimi ya da hizmetin yapılmasından itibaren yedi gün içinde düzenlemek. 2026'da fatura üç yolla kesilir: anlaşmalı matbaada bastırılan kâğıt koçanla, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın ücretsiz e-Arşiv portalından ya da bir e-Fatura programından. Küçük işletmelerin çoğu için en az zaman alan yol programdır; aşağıda üçünü de adım adım anlattık.
Kim fatura kesebilir?
Vergi Usul Kanunu'na göre faturayı, sattığı mal ya da yaptığı hizmet karşılığında vergi mükellefi düzenler. Şahıs işletmesi, şirket, serbest çalışan ya da esnaf olmanız fark etmez; vergi dairesinde açık bir mükellefiyetiniz ve vergi levhanız varsa fatura kesebilirsiniz. Mükellef olmayan bir kişi fatura kesemez; ondan mal ya da hizmet alan işletme, ödemeyi gider pusulasıyla belgeler.
Serbest meslek erbabı (doktor, avukat, mali müşavir gibi) fatura değil serbest meslek makbuzu düzenler. Bu rehberdeki adımların büyük bölümü makbuz için de geçerlidir; belge adı ve bazı alanlar değişir.
Fatura kesmek için ne gerekli?
Gerekenler, hangi yolu seçtiğinize göre değişir:
- Kâğıt fatura: Gelir İdaresi ile anlaşmalı bir matbaada bastırılmış ya da notere tasdik ettirilmiş fatura koçanı. Her yaprakta seri ve sıra numarası basılı gelir.
- Gelir İdaresi e-Arşiv portalı: İnteraktif Vergi Dairesi kullanıcı bilgileriniz. Başka kurulum gerekmez; portaldan tek tek fatura düzenlenir.
- e-Fatura programı: Gelir İdaresi'ne yapılan e-Fatura başvurusu, şirketler için mali mühür, şahıs işletmeleri için e-imza ve bir program hesabı. Başvuruyu ve mühür teminini FaturaTek ekibi sizin yerinize yürütür; ayrıntı e-Fatura başvurusu sayfasında.
Hangi yol size uygun? Ayda birkaç fatura kesiyor ve müşterileriniz son tüketiciyse portal yeterli olabilir. Müşterileriniz arasında e-Fatura mükellefi işletmeler varsa onlara kâğıt ya da portal faturası kesemezsiniz; e-Fatura kesmek zorundasınız. Hangi alıcıya hangi belgenin kesileceğini e-Fatura mı, e-Arşiv mi? rehberinde anlattık.
Faturada bulunması zorunlu bilgiler
Vergi Usul Kanunu'nun 230. maddesi faturada en az şu bilgilerin bulunmasını ister. Eksik bilgiyle düzenlenen fatura, hiç düzenlenmemiş sayılabilir:
- Düzenleme tarihi, seri ve sıra numarası. Numaralar kesintisiz ilerler; e-belgede numarayı sistem verir.
- Düzenleyenin bilgileri: ad ya da ünvan, adres, bağlı olduğu vergi dairesi ve vergi numarası.
- Alıcının bilgileri: ad ya da ünvan, adres, vergi dairesi ve vergi numarası; gerçek kişide T.C. kimlik numarası.
- Mal ya da hizmetin türü, miktarı, birim fiyatı ve tutarı.
- Malın teslim tarihi ve irsaliye numarası (mal satışlarında).
Bunlara ek olarak KDV oranı ve KDV tutarı faturada ayrıca gösterilir. Programla keserken bu alanların çoğu kendiliğinden dolar: alıcının vergi ya da kimlik numarasını yazdığınızda ünvan, adres ve vergi dairesi Gelir İdaresi kayıtlarından gelir.
Fatura ne zaman kesilir? Yedi gün kuralı
Fatura, malın teslimi ya da hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenir. Bu süre geçtikten sonra kesilen fatura hiç düzenlenmemiş sayılır ve özel usulsüzlük cezasına konu olur. Yedi gün, iş günü değil takvim günüdür.
Pratikte en güvenli alışkanlık, faturayı teslimle aynı gün kesmektir. Portaldan ya da programdan kesiyorsanız belgenin düzenleme tarihi sistem tarafından yazılır; geçmiş tarihli belge düzenlemek için ayrıca açıklama gerekir.
Üç kesim yolunun karşılaştırması
| Konu | Kâğıt fatura | Gelir İdaresi portalı | e-Fatura programı |
|---|---|---|---|
| Kime kesilir | Yalnızca e-Fatura mükellefi olmayanlara; tutar sınırının altında | e-Fatura mükellefi olmayanlara (e-Arşiv) | Herkese; belge türünü program seçer |
| Alıcı bilgileri | Elle yazılır | Her seferinde elle | Numaradan otomatik, kayıtlı liste |
| Alıcıya iletim | Elden ya da kargoyla | İndirip kendiniz gönderirsiniz | Anında e-posta ile PDF |
| Arşiv | Kâğıt, 5 yıl saklanır | Portalda | Portalda; muhasebeci kendi girişiyle görür |
| Gelen faturalar | Ayrı takip | Ayrı ekran | Aynı ekranda, tek tuşla gider kaydı |
| Maliyet | Matbaa baskısı | Ücretsiz | Aylık abonelik |
e-Fatura mükellefi olmayan işletmeler için tutar bazlı e-Arşiv zorunluluğu da vardır (vergi mükellefine 5.000 ₺, son tüketiciye 30.000 ₺ ve üzeri faturalar). Sınırlar tebliğle güncellenebilir; ayrıntı e-Arşiv fatura rehberinde.
Kâğıt fatura nasıl kesilir?
- Koçandan sıradaki yaprağı alın; tarih ve numaranın doğru ilerlediğini kontrol edin.
- Kendi bilgileriniz basılı gelir; alıcının ünvanını, adresini, vergi dairesini ve numarasını yazın.
- Kalemleri satır satır girin: tür, miktar, birim fiyat, tutar. KDV'yi ayrı satırda gösterin, genel toplamı yazın.
- Mal satışında teslim tarihini ve irsaliye numarasını ekleyin; imzalayın ya da kaşeleyin.
- Aslını alıcıya verin, kopyasını saklayın.
Kâğıt fatura yalnızca e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara ve tutar sınırının altında kesilebilir. Kayıtlı bir alıcıya kâğıt fatura kesilirse belge geçersiz sayılır.
Gelir İdaresi portalından fatura nasıl kesilir?
- İnteraktif Vergi Dairesi bilgilerinizle e-Arşiv portalına girin.
- Yeni belge oluşturun; alıcının vergi ya da T.C. kimlik numarasını, ünvanını ve adresini yazın.
- Her kalem için tür, miktar, fiyat ve KDV oranını girin.
- Belgeyi imzalayıp oluşturun; PDF olarak indirin.
- Faturayı alıcıya e-posta ya da başka bir yolla kendiniz iletin.
Portal ücretsizdir ve mevzuata uygundur; zahmeti, her faturada aynı bilgileri yeniden yazmanız ve iletimi kendinizin yapmasıdır. Ayda birkaç belgeyi aşan işletmeler bu yüzden programa geçer.
e-Fatura programıyla fatura nasıl kesilir?
FaturaTek'te (faturatek.com.tr) bir fatura dört adımda kesilir:
- Alıcıyı yazın. Vergi ya da T.C. kimlik numarasını girin; ünvan, adres ve vergi dairesi Gelir İdaresi kayıtlarından gelir. Program alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığını sorgular ve belge türünü (e-Fatura ya da e-Arşiv) kendisi seçer. Sonraki sefer alıcıyı listeden seçersiniz.
- Kalemleri ekleyin. Ürün ya da hizmeti katalogdan seçin, miktar ve fiyatı yazın. KDV ve toplamlar hesaplanır.
- Önizleyin. Faturayı alıcının göreceği hâliyle kontrol edin. Gönderilen e-belge geri alınamadığı için bu adımı atlamayın.
- Gönderin. Belge imzalanır, Gelir İdaresi'ne iletilir ve alıcının e-postasına PDF olarak düşer. Arşive kendiliğinden işlenir.
Sahadaysanız aynı işi WhatsApp asistanına yazarak da yaptırabilirsiniz: alıcıyı ve kalemleri yazarsınız, asistan taslağı gösterir, onayınızla keser. Onay vermeden fatura kesilmez.
Fatura keserken en sık yapılan hatalar
- e-Fatura mükellefine e-Arşiv ya da kâğıt fatura kesmek. Belge geçersiz sayılır. Her faturada mükellefiyet sorgusu yapan bir yöntem kullanın.
- Yedi günü kaçırmak. Teslimden sonra bekletilen fatura ceza doğurur; teslim günü kesin.
- Eksik ya da yanlış alıcı numarası. Alıcı faturayı gider gösteremez, düzeltme ister. Numarayı kayıttan çekin, elle yazmayın.
- Yanlış KDV oranı. Ürün kataloğunda oranı bir kez doğru tanımlayın; her faturada yeniden seçmeyin.
- İptal süresini kaçırmak. e-Arşiv faturada 8 günlük iptal süresi vardır; hatayı fark ettiğiniz gün düzeltin.
Sık sorulanlar
Hayır. Faturayı yalnızca vergi mükellefleri düzenler. Bir defalık bir iş ya da satış için karşı taraf gider pusulası düzenleyebilir; düzenli gelir elde ediyorsanız vergi dairesinde mükellefiyet açtırmanız gerekir. Mükellefiyet açıldığı gün e-Fatura başvurusu da yapılabilir.
Alıcının adı, soyadı ve T.C. kimlik numarasıyla e-Arşiv fatura kesilir. Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı bir işletme değilse belge türü her zaman e-Arşiv faturadır; FaturaTek bu ayrımı numaradan kendisi yapar.
Değil. Gelir İdaresi'nin e-Arşiv portalından ücretsiz fatura kesebilirsiniz. Program, alıcı ve ürün bilgilerini hatırladığı, belge türünü kendisi seçtiği ve faturayı alıcıya anında ilettiği için zaman kazandırır; ayda birkaç belgeden fazla kesen işletmeler bu yüzden programa geçer.
Evet. FaturaTek portalı telefon tarayıcısında çalışır; dilerseniz WhatsApp asistanına alıcıyı ve kalemleri yazarak taslağı hazırlatır, onayınızla kesersiniz. Onay vermeden hiçbir fatura kesilmez.
e-Arşiv faturayı düzenlenme tarihinden itibaren 8 gün içinde portaldan iptal edebilirsiniz. e-Fatura Gelir İdaresi'ne ulaştıktan sonra silinemez; ticari faturada alıcı 8 gün içinde reddeder, temel faturada alıcı iade faturası keser. Her iki durumda da düzeltilmiş yeni fatura düzenlenir.
Gelir İdaresi portalı ücretsizdir. FaturaTek'te aylık 590 ₺ (KDV dahil) ücrete sınırsız e-Fatura ve e-Arşiv dahildir; belge başına ayrıca ücret yoktur. 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.
FaturaTek ekibi
e-Belge kurulumunu her gün yapan ekip yazıyor. Yazıda eksik gördüğünüz bir konu olursa bize yazın, güncelleyelim.
